La creación de formularios o cuestionarios es algo muy sencillo con Office/Microsoft 365 gracias a Microsoft Forms.
Si necesitamos recopilar información de nuestros usuarios o empleados, como pueden ser encuestas, realizar exámenes de test, crear una solicitud de gasto o un formulario de petición de vacaciones o envío de cv, en todos estos casos Forms nos puede ayudar a recopilar toda esta información y procesarla
Los formularios o cuestionarios de Forms pueden ser compartidos para que se pueda acceder por personal de la empresa o incluso hacerlo públicos para que cualquier persona con el enlace al formulario lo pueda rellenar.
A continuación indicamos como crear nuestro primer formulario con Microsoft Form
Acceder a Microsoft/Office 365
Entramos en https://www.office.com o en https://portal.office.com e iniciamos sesión.
Si no disponemos de una cuenta de Office 365 podemos crear una gratuita siguiendo estos pasos: https://www.formacionmicrosoft365.com/probar-gratis-office-365-e3-y-sharepoint-online/
Una vez dentro veremos las aplicaciones de las que disponemos:
Entrar en Microsoft Forms
Es muy posible que entre las aplicaciones principales no veamos Forms. Debemos ir entonces a donde indica «Todas las aplicaciones«.
Y ahora si, pinchamos en «Forms«.
Entraremos entonces en https://forms.office.com desde donde vamos a poder diseñar nuestros formularios de Office 365.
Crear un nuevo Formulario
Ahora vamos a crear un nuevo formulario. Pinchamos en «Nuevo formulario»
E indicamos un título y una descripción para nuestro formulario. Por ejemplo:
Título: Solicitud de gasto
Descripción: Si ha tenido algún tipo de gasto en viaje de trabajo, por favor rellene este formulario.
Seguidamente pinchamos en «Agregar nuevo» para empezar a añadir preguntas al formulario.
Podemos crear preguntas de distintos tipos como pueden ser de opción, texto, calificación, cargar de archivo, etc.
Cada tipo de pregunta de Forms tiene una configuración que podemos modificar, como por ejemplo si es una pregunta obligatoria o por ejemplo, si es una pregunta de tipo opción, podemos indicar si es posible marcar varias respuestas y si debe mostrar se como opciones o como menú desplegable.
Es interesante comprobar que podemos insertar un tipo de pregunta de «Carga de archivo» que permitira adjuntar uno o varios archivos cuando respondamos el formulario.
Se creará una nueva carpeta en OneDrive. Los archivos cargados por los respondedores se capturarán en esta carpeta. Tenga en cuenta que los nombres de los respondedores y los detalles del archivo se registrarán automáticamente en OneDrive.
En este caso como nuestro formulario es de solicitud de gasto hemos creado una pregunta de tipo «adjuntar archivo» para que el usuario pueda adjuntar el ticket de su gasto:
Probar el formulario creado
Con el formulario ya creado y las preguntas agregadas podemos volver a la pantalla de inicio de Forms y comprobar que ya tenemos disponible el formulario para ser utilizado.
Entrando en nuestro formulario podemos pinchar en «Vista previa» para probarlo y enviar nuestras primeras respuestas.
Dentro de la vista previa ya podemos rellenar el formulario y enviarlo. Además, es posible comprobar como se ve el formulario de Forms desde un móvil o desde un PC.
Cuando ya tengamos terminado nuestro formulario y lo tengamos bien probado podemos pinchar en el botón de «Compartir» situado en la esquina superior derecha y seleccionar «Copiar» para conseguir el enlace que debemos enviar a los usuarios para que puedan rellenarlo.
Ver respuestas
Para ver las respuestas de los usuarios que va guardando nuestro formulario, simplemente tenemos que ir a la pestaña de «Respuestas» y ver las estadísticas de las respuestas ya obtenidas.
Mediante el botón de «Ver resultados» podemos analizar uno por uno los formularios rellenos que hemos recibido.
Siguientes pasos con Microsoft Forms:
En este artículo hemos visto como crear un sencillo formulario de Forms, no obstante esto no es todo. ¿Qué más podemos hacer con Forms?. Bien, a continuación indicamos que más nos ofrece esta fantástica aplicación de Office 365:
- Podemos crear cuestionarios con Forms para hacer exámenes.
- Establecer una imagen a un formulario de Forms y aplicar un tema de fondo.
- Integrar Forms dentro de una pestaña de un canal de Teams.
- Incrustar un formulario de Forms en una página de SharePoint.
- Exportar las respuestas de un formulario de Forms a Excel.