En este artículo vamos a ver cómo trabajar con las versiones de los documentos desde Office 365 utilizando nuestro OneDrive para la empresa. 

Lo primero que debemos saber es que cuando subimos un archivo de Word o Excel y les hacemos modificaciones, estás se van guardando automáticamente y se van realizando versiones de cada cambio que realizamos. De esta forma vamos a estar seguros de no perder la información.

Para verlo vamos a nuestro OneDrive, y editamos por ejemplo un documento de Word que ya tengamos subido. Le introducimos un cambio y esperamos un momento a que se guarde en OneDrive nuevamente con el autoguardado. 

Ahora vamos al menú “Archivo”

Y seleccionamos “Información” y seguidamente “Historial de versiones”.

Bien, desde esta opción vamos a poder ver las versiones que se han ido creando hasta el momento. En esta ocasión se han creado 2 versiones del documento. Siempre que otro usuario o nosotros entremos nuevamente en el documento estaremos viendo la última versión lógicamente, pero desde aquí podemos pinchar en versiones anteriores y el documento cambiará para mostrarnos una “foto” o instantánea de como estaba en esa versión concreta.

E incluso va a ser posible seleccionar una versión anterior y restaurarla, de forma que se crea otra versión nueva en el documento (que será la última versión) con el contenido de la versión restaurada.

O con el botón de “Guardar una copia” en este casi si duplicaremos el contenido en otro documento de Word separado.

Esta misma gestión de versiones la tenemos desde OneDrive directamente.

Si vamos a las opciones de los archivos en OneDrive y pinchamos ne “Historíal de versiones”, veremos las mismas versiones que nos aparecen dentro de Word o Excel según sea el tipo de documento.

Este versionado en realidad aplica para todos los tipos de archivos. Por ejemplo, si subimos un PDF a OneDrive y tiempo después volvemos a subir otro PDF con el mismo nombre, nos indicará si deseamos guardarlo como una nueva versión. Ya que en realidad no se sobrescribe el documento PDF si no que se crea una versión nueva, que será la última versión. Por lo que el último PDF subido va a ser al que accedamos por defecto nosotros y otros usuarios con los que lo compartamos.

Las ventajas del versionado en OneDrive para la empresa son claras. Al compartir documentos, podemos estar tranquilos de que otros usuarios pueden acceder a los mismos que están situados en nuestro OneDrive y realizar modificaciones, sin miedo a perder información, ya que vamos a tener en todo momento el versionado. Además si los documentos son Word o Excel es posible ver la foto de que contiene cada versión a tiempo real desde sus respectivas aplicaciones (ya sean Word o Excel Online o sus versiones de escritorio).