Power Automate (Microsoft Flow)

Power Automate (hasta hace poco Microsoft Flow) forma parte de las aplicaciones conocidas como aplicaciones para Power Users, junto con Power Apps y Power BI permiten a los «Power usuarios» (usuarios avanzados) realizar configuraciones o acciones complejas que les facilitarán mucho su trabajo.

Power Users (Power Apps, Power Automate, Power BI)

¿Qué es Power Automate?

Power Automate permite realizar flujos de trabajo para automatizar tareas, pero no sólo entre los productos de Office 365, o incluso entre productos Microsoft, si no que permite conectar multitud de servicios entre sí de empresas externas. Acercándose muchas veces más a un orquestador que a un producto para crear y ejecutar flujos de trabajo.

Un inciso: ¿Y esto es lo mismo que Logic Apps? La respuesta es no. Logic Apps es sobretodo cuando tenemos al menos parte desplegado en la nube de Azure, aunque hay más condicionantes. Aquí podemos ver más información al respecto: https://azure.microsoft.com/es-es/resources/videos/ignite-2018-microsoft-azure-logic-apps-vs-microsoft-flow-when-how-and-where

Así, Power Automate permite conectar desde la nube nuestro Correo electrónico, OnDrive, Dropbox, Redes sociales como Yammer, Twitter, Instagram, productos como SharePoint, SQL Server, calendarios como Google calendar y muchísimos más servicios y aplicaciones.

Un ejemplo podría ser crear un flujo de trabajo con Power Automate que lea tweets con un determinado hashtag y los guarde en una hoja de Excel Online de Office 365 o los envíe por correo electrónico o incluso los guarde en una lista de SharePoint Online por ejemplo.

Podemos ver aquí algunos de los conectores disponibles:

Hay conectores premium que aparecerá diferenciados:

Power Automate está en la nube, ya que forma parte de la suite de Office 365. Se puede acceder desde el Portal de Office 365: https://portal.office.com/

También se puede acceder directamente desde https://flow.microsoft.com/es-es o desde la aplicaciones de Power Automate destinadas a dispositivos móviles.

Para crear un flujo de trabajo vamos directamente al menú «Crear» (desde el menú de la izquierda). Veremos que los flujos pueden ser automatizados (cuando hay un evento que lo lanza, como puede ser un correo electrónico, un tweet o agregar un elemento a una lista de SharePoint) o pueden ser instantáneos, en caso de ser lanzados por el usuario manualmente (son los que se denominan de tipo «botón«, muy útiles para ser ejecutados desde dispositivos móviles. O bien, pueden ser programados para que se lancen periódicamente.

No obstante, existen muchísimas plantillas ya creadas (desde el menú de la izquierda en «Plantillas«) que podemos reutilizar y que permiten hacer casi todo lo imaginable.

Ejemplo de Power Automate (antes Microsoft Flow)

Veamos un ejemplo de como funciona Power Automate. Buscamos la plantilla  «Procesamiento del formulario a correo electrónico y SharePoint«

Lo primero que nos va a pedir es que nos identifiquemos en los servicios que vamos a utilizar (en este caso SharePoint, Office 365 y Outlook).

Seguidamente empezamos a crear el flujo por medio de bloques. Cada bloque va bien diferenciado con el color y el logo del servicio o producto correspondiente. No pedirá en primer lugar la lista de SharePoint a utilizar para desencadenar el flujo de trabajo:

Como vemos, los datos requeridos se van marcando en rojo. En el siguiente bloque se indican los campos que vamos a recoger.

Y finalmente se monta el correo a enviar, aquí vemos que se pueden usar campos dinámicos especiales, fórmulas, etc.

Si lo probamos, veremos que efectivamente llegan los correos al agregar elementos a la lista.

Desde nuestra lista de SharePoint podemos ver los flujos en «Automatizar» y después en «Power Automate» y «Ver los flujos«.

Aquí podemos verlos, desactivarlos, eliminarlos, ver historial de ejecuciones, etc.. Por ejemplo, para desactivarlo:

Si pinchamos en el flujo, se mostrará la ficha general del flujo de trabajo y los conectores que usa. Así como los permisos (por ejemplo, podemos compartirlo con otros usuarios y agregar más propietarios al flujo para que otros puedan editarlo).

En este artículo Ejemplo Power Automate: Crear un formulario con Microsoft Forms y guardar los resultados en una lista de SharePoint Online podemos ver un ejemplo algo más complejo que se integra también con SharePoint.

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